Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w związku z korzystaniem z serwisu internetowego dostępnego pod adresem:|

https://documaven.com

Polityka ma zastosowanie w szczególności do danych przekazywanych za pośrednictwem:

  • formularzy kontaktowych,
  • formularza umawiania prezentacji,
  • formularza rezerwacji terminu spotkania,
  • formularza dodawania wydarzenia do kalendarza wydawcy online,
  • wiadomości e-mail,
  • kontaktu telefonicznego.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej „RODO”. Zakres informacji przekazywanych osobie, od której bezpośrednio pozyskiwane są dane, wynika między innymi z art. 13 RODO.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu jest:

DOCUMAVEN SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
ul. Przelot 7/3
53-153 Wrocław
Polska

KRS: 0001032664
NIP: 8943209858
REGON: 525168032

Dane kontaktowe administratora:

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można skontaktować się z administratorem za pomocą powyższych danych.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu administrator może przetwarzać następujące dane:

  • imię i nazwisko,
  • nazwa firmy lub wydawnictwa,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • adres strony internetowej,
  • preferowana forma spotkania,
  • wybrany termin spotkania,
  • treść wiadomości,
  • temat zapytania,
  • dane dotyczące zgłaszanego wydarzenia,
  • informacje zamieszczone dobrowolnie w formularzu,
  • adres IP,
  • dane techniczne dotyczące urządzenia, przeglądarki i sposobu korzystania ze strony.

Użytkownik powinien przekazywać wyłącznie dane niezbędne do załatwienia danej sprawy.

Administrator prosi, aby w treści wiadomości nie przekazywać szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje dotyczące zdrowia, pochodzenia, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub innych danych wrażliwych, jeżeli nie jest to konieczne.

4. Formularze kontaktowe

Dane przekazane za pomocą formularzy kontaktowych mogą być przetwarzane w celu:

  • udzielenia odpowiedzi na wiadomość,
  • prowadzenia dalszej korespondencji,
  • przedstawienia informacji o usługach DocuMaven,
  • przygotowania oferty,
  • podjęcia działań przed zawarciem umowy,
  • realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na obsłudze korespondencji i prowadzeniu komunikacji z użytkownikami,
  • ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest, w zależności od charakteru wiadomości:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy,
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, polegający na obsłudze korespondencji, udzielaniu odpowiedzi i zabezpieczeniu roszczeń,
  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeżeli w konkretnym przypadku została wyraźnie udzielona i stanowi właściwą podstawę przetwarzania.

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, lecz niezbędne do przesłania formularza i uzyskania odpowiedzi.

5. Umawianie prezentacji i rezerwacja spotkania

W formularzu umawiania prezentacji mogą być zbierane między innymi:

  • imię,
  • nazwisko,
  • nazwa wydawnictwa lub firmy,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • adres strony internetowej,
  • treść wiadomości,
  • preferowana forma spotkania,
  • wybrany dzień spotkania.

Dane są przetwarzane w celu:

  • przyjęcia zgłoszenia,
  • rezerwacji wybranego terminu,
  • kontaktu w sprawie potwierdzenia terminu i szczegółów spotkania,
  • przeprowadzenia prezentacji,
  • przedstawienia oferty,
  • podjęcia działań przed zawarciem umowy,
  • prowadzenia dalszej komunikacji związanej ze spotkaniem.

Podstawą prawną przetwarzania jest przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. b RODO, ponieważ dane są potrzebne do podjęcia działań na żądanie użytkownika przed ewentualnym zawarciem umowy.

Dodatkową podstawę może stanowić art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na organizacji spotkań, prowadzeniu korespondencji i zabezpieczeniu ewentualnych roszczeń.

Jeżeli formularz zawiera zgodę na kontakt w sprawie prezentacji, dane mogą być również przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Podanie danych wymaganych w formularzu jest dobrowolne, ale niezbędne do zarezerwowania terminu i przeprowadzenia spotkania.

6. Formularz dodawania wydarzeń do kalendarza wydawcy online

Serwis umożliwia zgłoszenie wydarzenia, które może zostać opublikowane w publicznie dostępnym kalendarzu wydawcy online.

W ramach zgłoszenia administrator może przetwarzać:

  • dane osoby zgłaszającej wydarzenie,
  • dane kontaktowe,
  • nazwę organizatora lub podmiotu odpowiedzialnego za wydarzenie,
  • nazwę wydarzenia,
  • termin wydarzenia,
  • miejsce lub miasto,
  • formę wydarzenia,
  • opis wydarzenia,
  • adres strony internetowej lub odnośnik do dodatkowych informacji,
  • inne dane dobrowolnie podane w formularzu.

Dane są przetwarzane w celu:

  • przyjęcia i weryfikacji zgłoszenia,
  • kontaktu z osobą zgłaszającą,
  • potwierdzenia poprawności danych,
  • moderacji treści,
  • publikacji wydarzenia w kalendarzu,
  • aktualizacji lub usunięcia wydarzenia,
  • zapobiegania nadużyciom i publikowaniu treści niezgodnych z prawem.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu i moderowaniu branżowego kalendarza wydarzeń,
  • art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, jeżeli formularz wymaga jej udzielenia,
  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli publikacja wydarzenia odbywa się na podstawie ustaleń lub umowy ze zgłaszającym.

Informacje przeznaczone do publikacji, takie jak nazwa wydarzenia, termin, miasto, forma wydarzenia, opis, nazwa organizatora lub adres strony wydarzenia, mogą zostać udostępnione publicznie w serwisie.

Dane kontaktowe osoby zgłaszającej nie będą publikowane, chyba że formularz wyraźnie wskazuje, że dane te mają stanowić część publicznego opisu wydarzenia albo osoba zgłaszająca sama zamieści je w treści przeznaczonej do publikacji.

Administrator może odmówić publikacji, zredagować albo usunąć zgłoszenie, w szczególności gdy:

  • jest niekompletne lub nieprawdziwe,
  • dotyczy wydarzenia niezwiązanego z tematyką serwisu,
  • zawiera treści bezprawne, obraźliwe lub reklamowe,
  • narusza prawa osób trzecich,
  • może wprowadzać użytkowników w błąd.

Osoba zgłaszająca wydarzenie powinna posiadać prawo do przekazania wszystkich zamieszczonych informacji oraz materiałów.

7. Kontakt telefoniczny i wiadomości e-mail

W przypadku kontaktu telefonicznego lub przesłania wiadomości bezpośrednio na adres e-mail administratora dane są przetwarzane w celu:

  • udzielenia odpowiedzi,
  • prowadzenia korespondencji,
  • przedstawienia oferty,
  • podjęcia działań przed zawarciem umowy,
  • realizacji umowy,
  • archiwizacji korespondencji,
  • ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO, zależnie od przedmiotu kontaktu.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

W szczególności:

  1. Dane z formularzy kontaktowych będą przechowywane przez czas prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
  2. Dane związane z ofertą lub działaniami przed zawarciem umowy będą przechowywane przez czas potrzebny do zakończenia rozmów oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
  3. Dane związane z realizacją umowy będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez czas wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi oraz przepisami dotyczącymi przedawnienia roszczeń.
  4. Dane dotyczące rezerwacji spotkania będą przechowywane do czasu zakończenia spotkania i dalszych ustaleń, a następnie przez okres potrzebny do archiwizacji korespondencji i zabezpieczenia roszczeń.
  5. Dane dotyczące wydarzenia mogą być przechowywane przez czas publikacji wydarzenia oraz przez okres niezbędny do zachowania historii kalendarza, obsługi zgłoszeń i zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
  6. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
  7. Dane techniczne i informacje zapisane w logach serwera mogą być przechowywane przez okres wynikający z konfiguracji serwera, zasad bezpieczeństwa oraz umowy z dostawcą hostingu.

9. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym administratora w prowadzeniu serwisu i działalności, w szczególności:

  • dostawcy hostingu i serwera,
  • dostawcy poczty elektronicznej,
  • firmie obsługującej lub rozwijającej stronę internetową,
  • dostawcom systemów formularzy i obsługi poczty,
  • dostawcom usług informatycznych,
  • dostawcom narzędzi analitycznych, jeżeli zostały uruchomione,
  • dostawcom usług księgowych, prawnych lub doradczych,
  • podmiotom zapewniającym ochronę serwisu przed spamem, atakami i nadużyciami,
  • organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora powinny działać na podstawie odpowiednich umów i zgodnie z poleceniami administratora.

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane innym podmiotom w celu prowadzenia przez nie własnego marketingu bez odpowiedniej podstawy prawnej.

10. Narzędzia wykorzystywane w serwisie

Serwis został utworzony przy wykorzystaniu systemu WordPress i może korzystać między innymi z narzędzi służących do:

  • wyświetlania i obsługi strony,
  • obsługi formularzy,
  • przesyłania wiadomości e-mail,
  • zabezpieczenia strony,
  • optymalizacji technicznej,
  • prowadzenia statystyk odwiedzin.

W szczególności na stronie mogą być wykorzystywane:

  • WordPress,
  • WPForms,
  • WP Mail SMTP,
  • Elementor,
  • Google Site Kit,
  • autorskie moduły obsługujące kalendarz i umawianie spotkań.

Lista wykorzystywanych rozwiązań może zmieniać się wraz z rozwojem strony, o ile nie powoduje to zmiany celów przetwarzania wymagającej aktualizacji niniejszej polityki.

11. Google Analytics i Google Site Kit

W serwisie może być wykorzystywana wtyczka Google Site Kit, umożliwiająca połączenie strony z usługami Google.

Sama instalacja wtyczki Google Site Kit nie oznacza automatycznie, że na stronie prowadzone jest śledzenie użytkowników. Zakres przetwarzania zależy od tego, jakie usługi Google zostały faktycznie skonfigurowane.

Jeżeli w serwisie uruchomiono Google Analytics, narzędzie może zbierać informacje dotyczące między innymi:

  • liczby i źródeł odwiedzin,
  • odwiedzanych podstron,
  • czasu korzystania ze strony,
  • rodzaju urządzenia i przeglądarki,
  • przybliżonej lokalizacji,
  • interakcji użytkownika ze stroną.

Analityczne pliki cookies powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika.

Podstawą przetwarzania danych analitycznych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Użytkownik może odmówić zgody albo wycofać ją za pomocą ustawień plików cookies dostępnych w serwisie.

W związku z korzystaniem z usług Google dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku transfer powinien odbywać się z wykorzystaniem mechanizmów przewidzianych w RODO, takich jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

Jeżeli Google Analytics nie jest aktywny, powyższa część nie ma zastosowania.

12. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie informacje tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika.

Pliki cookies mogą być wykorzystywane w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania strony,
  • utrzymania bezpieczeństwa,
  • zapamiętania preferencji użytkownika,
  • obsługi formularzy,
  • zapamiętania ustawień zgód,
  • ochrony przed spamem i nadużyciami,
  • tworzenia anonimowych lub pseudonimowych statystyk, jeżeli użytkownik wyraził zgodę.

Rodzaje wykorzystywanych cookies

Niezbędne pliki cookies

Są potrzebne do prawidłowego i bezpiecznego działania serwisu. Bez nich niektóre funkcje strony mogą nie działać prawidłowo.

Do stosowania niezbędnych cookies zgoda użytkownika nie jest wymagana, jeżeli są one konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika. Zasady dostępu do informacji przechowywanych w urządzeniu końcowym reguluje obecnie w Polsce między innymi art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Funkcjonalne pliki cookies

Mogą służyć do zapamiętywania dokonanych wyborów i ustawień strony.

Analityczne pliki cookies

Mogą być wykorzystywane do mierzenia liczby odwiedzin i analizowania sposobu korzystania z serwisu. Powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody.

Użytkownik powinien mieć możliwość zaakceptowania lub odrzucenia opcjonalnych plików cookies oraz późniejszego wycofania zgody. Zgoda nie powinna być domyślnie zaznaczona, a jej wycofanie powinno być równie proste jak udzielenie.

13. Zarządzanie plikami cookies

Użytkownik może zarządzać zgodami za pomocą banera lub panelu ustawień cookies dostępnego na stronie.

Cookies można również usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki internetowej.

Ograniczenie stosowania niezbędnych plików cookies może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji serwisu, w szczególności formularzy.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

14. Logi serwera

Korzystanie ze strony może wiązać się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym znajduje się serwis.

W logach serwera mogą zostać zapisane między innymi:

  • adres IP,
  • data i godzina połączenia,
  • informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym,
  • adres odwiedzanej podstrony,
  • informacje o błędach,
  • adres strony odsyłającej.

Dane zapisane w logach są wykorzystywane w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania strony,
  • diagnozowania błędów,
  • ochrony przed atakami i nadużyciami,
  • prowadzenia administracji technicznej,
  • tworzenia technicznych statystyk.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu.

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane użytkowników nie są wykorzystywane do podejmowania wobec nich decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone takie rozwiązania, użytkownicy zostaną o tym odpowiednio poinformowani.

16. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w przypadkach przewidzianych przez RODO – prawo do:

  • uzyskania informacji o przetwarzaniu danych,
  • dostępu do swoich danych,
  • otrzymania kopii danych,
  • sprostowania nieprawidłowych danych,
  • uzupełnienia niekompletnych danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
  • wycofania zgody w dowolnym momencie,
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z administratorem pod adresem:

kontakt@documaven.com

Administrator może poprosić o przekazanie informacji pozwalających potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.

17. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może złożyć skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg oraz dane kontaktowe urzędu dostępne są na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

18. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed:

  • utratą,
  • zniszczeniem,
  • nieuprawnionym dostępem,
  • nieuprawnioną modyfikacją,
  • ujawnieniem,
  • wykorzystaniem niezgodnym z przeznaczeniem.

Serwis korzysta z szyfrowanego połączenia HTTPS.

Dostęp do panelu administracyjnego, poczty oraz danych przesyłanych przez formularze powinien być ograniczony do upoważnionych osób.

Pomimo stosowania zabezpieczeń użytkownik powinien pamiętać, że przesyłanie danych przez Internet nigdy nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka.

19. Odnośniki do innych stron

Serwis może zawierać odnośniki do stron internetowych innych podmiotów, w tym stron organizatorów wydarzeń.

Administrator nie odpowiada za zasady prywatności obowiązujące w zewnętrznych serwisach. Użytkownik powinien zapoznać się z polityką prywatności każdej odwiedzanej strony.

20. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku:

  • zmiany przepisów prawa,
  • zmiany sposobu działania serwisu,
  • uruchomienia nowych funkcjonalności,
  • zmiany zakresu przetwarzanych danych,
  • wdrożenia nowych narzędzi analitycznych lub marketingowych.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie publikowana w serwisie documaven.pl.

Data ostatniej aktualizacji: 26 czerwca 2026 r.