Działalność biznesową można opisać jako kolekcję powiązanych procesów. Narzędzia informatyczne mogą wspomagać zarówno zarządzanie takimi procesami, jak i bezpośrednio ich realizację.
W docuMaven przygotowujemy narzędzia drugiego typu, którymi po prostu realizujecie swoje zadania. Po stworzeniu i zaakceptowaniu np. kalkulacji, uruchomicie zadanie jej akceptacji albo zamówienia towarów czy usług. Podobnie, kończąc redagowanie tekstu, zainicjujecie jego dalsze opracowanie lub wysyłkę. Zatem praca na Waszych dokumentach jest równocześnie realizacją procesu wydawniczego. Zajmujecie się wyłącznie stroną merytoryczną, a administracje i logistykę procesu przejmuje system.
Jest to możliwe dzięki połączenie dokumentów na których pracujecie z bazą danych, oraz dodania im elementów logiki zarządzania procesem. Dzięki temu, poza automatyzacją procesu, uzyskujecie takie korzyści jak:
- współpracę wielu użytkowników nad dokumentami projektu,
- strukturę, która zapewnia dostęp do dokumentów zgodny z uprawnieniami użytkownków na bieżącym etapie prac,
- elastyczność, dzięki możliwości dowolnego eksperymantowania z roboczymi wariantami dokumentów,
- bezpieczeństwo, wynikające z przechowywania i możliwości cofnięcia dowolnej zmiany w dokumentach,
- integracja z systemami zewnętrznymi.
Zasadnicza część wdrożenia systemu obejmuje dwa powiązane zadania: