W naszym rozwiązaniu, przepływ prac definiujesz poprzez określenie, które dokumenty muszą zostać zatwierdzone, aby rozpocząć kolejny etap pracy nad projektem. Jeżeli tego wymaga Wasz przepływ prac, z poziomu dokumentu można włączać kilka różnych dalszych etapów prac. Dzięki temu, w odpowiedzi na decyzję uprawnionego użytkownika, wybrany zostanie jeden z kilku możliwych dalszych etapów prac.
Na przykład: Redaktor inicjujący, pracując nad kalkulacją publikacji może, po skończeniu swojej pracy:
- przesłać dokument do konsultacji w dziale marketingu,
- cofnąć stan pracy do etapu propozycji autorskiej,
- zatwierdzić dokument jako gotowy do dyskusji na kolegium wydawniczym
Do uruchomienia etapu prac może być wymagane odpowiednie zatwierdzenie jednego lub kilku dokumentów.
Zatwierdzenie dokumentów może być w gestii jednego użytkownika, lub wymagać zgodnego działania kilku z nich. Typowym przykładem takiej sytuacji może być kolegium wydawnicze, gdzie akceptację projektu muszą wyrazić choćby przedstawiciele redakcji, działu sprzedaży i działu produkcji.